Hopp direkte til innhold

Del 4: Økonomi

Å ha oversikt og kontroll over de økonomiske ressursene laget har til rådighet, er vesentlig for å kunne gi medlemmer og lokalmiljøet et godt tilbud. Budsjett og regnskap er nødvendige verktøy for å styre lokallaget på best mulig måte.

Alle lokallag (og noen av fylkesstyrene) i LHL er selvstendige juridiske enheter med ansvar for egen økonomi. Det valgte styret har ansvar for økonomistyringen i sitt lag. Laget vedtar en handlingsplan, og for å nå de målene som er satt i handlingsplanen må styret ha en god økonomistyring. Regnskapet føres i de aller fleste lag på frivillig basis av en kasserer eller et regnskapsbyrå og det legges ned en betydelig innsats i dette arbeidet. Om laget velger å leie inn et byrå til å føre regnskapet må dere uansett ha en kasserer til å samle bilagene, håndtere kontantkasse og nettbank.

Et regnskap skal ved årsslutt vise hvilke faktiske inntekter og kostnader et lokallag har hatt. Regnskapet sammenlignes med budsjettet som viser hvordan en i forkant av året planla forventede inntekter og kostander ut fra de planlagte aktivitetene. Alle inntekter og kostnader i regnskapet må kunne dokumenteres med bilag. 

Kasserer

For LHL er det av stor betydning at tillitsvalgte som påtar seg ansvaret for økonomistyring og regnskap holder seg oppdatert. Økonomistyringen er styrets ansvar og et styre skal kjenne til hvordan økonomien i laget fungerer og sammen gjøre nødvendige tiltak for å oppnå optimal styring og kontroll.

De aller fleste lokallag velger en person i styret til å være kasserer. Vedkommende fører regnskapet og har den daglige kontrollen på inntekter og kostnader.

Det er viktig at det er styret som har det overordnede økonomiansvaret

Dette innebærer blant annet å ha overordnet kontroll på økonomien. Som regel er det leder i styret som sørger for at styret har økonomistyring som sak på styremøtene ved behov. Særlig viktig er denne styreoppgaven i lag som har en kasserer som ikke selv sitter i styret.

Kasserer

Kasserer fører lagets regnskap og er ansvarlig for å ha kontroll på, og sørge for at det er bilag som dokumenterer alle inn- og utbetalinger.

Oppgaver tilknyttet kasserer Bidra til å finne kostnader og inntekter.

Kasserer skal være eksperten på økonomi i laget. Skal ved behov hjelpe de som har ansvar for kurs, møter og andre aktiviteter til å sette opp eget budsjett.

Følge opp budsjett og føre regnskap

Leder og resten av styret er avhengig at budsjettet følges opp og at regnskapet føres gjennom aktivitetsåret. Kasserer skal varsle styret og gjerne foreslå tiltak ved behov for endringer i aktivitetsnivå om det skulle være en endring i planlagte inntekter eller kostnader. Målet er å gjennomføre det som er planlagt.

Avslutte regnskapsåret

Det er kasserer som har ansvaret for å føre regnskap og avslutte det. Sammen med leder skal kassereren få regnskapet kontrollert og godkjent (revidert) av en tredjepart før det legges inn som en del av årsberetningen og presenteres på årsmøtet.

Økonomiansvarlig (styret)

Økonomiansvarlig styrer økonomien og er ansvarlig for å sikre at laget har ressurser til å gjennomføre de aktivitetene og målene som er satt for året. Styret har også oppgaven med å lede budsjettprosessen, samt fremme budsjett og regnskap på årsmøtet.

Oppgaver tilknyttet økonomiansvarlig:

Sette opp lagets budsjett.

Når styret har innhentet alt av nødvendige tall fra de frivillige– og tillitsvalgte som leder ulike aktiviteter skal de sette opp et samlet budsjett for året som kommer i tett samarbeid med kasserer.

Presentere budsjettet på årsmøtet.

Styret er økonomiansvarlig og har satt opp lagets budsjett. Det er derfor naturlig at de sammen med kasserer presenterer forslaget til budsjett på årsmøtet. Men husk at det ikke nødvendigvis er styret som skal svare på alle spørsmål. Henvis videre til de som har aktivitetsansvar om det skulle dukke opp økonomispørsmål tilknyttet noen av aktivitetene.

Lede budsjettprosessen (Økonomiansvarlig)

Som økonomiansvarlig skal styret lede budsjettprosessen og sette rammer for økonomien knyttet til ulike aktiviteter i laget. En skal innhente anslag på kostnader og inntekter fra de som er ansvarlige for kurs, møter og andre aktiviteter i lokallagest regi.

Opplæring og verktøy

LHL har som mål at alle frivillige og tillitsvalgte skal få tilbud om nødvendig opplæring. Uavhengig av kunnskapsnivå anbefaler vi at alle gjennomfører LHLs opplæring. I tillegg vil en få tilgang til nødvendige verktøy som maler, håndbok og regnskapsprogrammet AlphaReg. Kontakt nærmeste leder eller administrasjonen for mer informasjon.

AlphaReg regnskapsprogram

Budsjett

Når et budsjett legges frem for årsmøtet, så kan dere få spørsmål om hva tallene er basert på. Lag derfor et budsjett basert på aktivitetsplanene og årshjulet, slik at årsmøtet kjenner igjen postene tallene er basert på.

Et styringsdokument

Budsjettet er et styringsdokument, altså et dokument dere planlegger aktivitetene deres på bakgrunn av.

Styret trenger ikke å diskutere budsjettet på hvert styremøte, men det er lurt at budsjett og oppdatert regnskap blir satt opp som sak, for eksempel fire ganger i året. Da bør styret gjennomgå hvordan budsjettet ligger an i forhold til de målene som er satt. Kanskje må det gjøres tiltak på kostnadssiden? Det er vanlig å spare inn på noen poster på grunn av overskridelser på andre poster. Kanskje har laget fått mer inntekter enn forventet? Kan dere gjennomføre flere aktiviteter og noen av de aktivitetene som ble valgt bort i det originale budsjettet vil kunne gjennomføres likevel?

Likviditetsbudsjett

For å unngå at det planlegges en aktivitet laget ikke har penger til å betale for når den gjennomføres, kan man sette opp et såkalt likviditetsbudsjett. Det lages ved at dere setter datoer for alle planlagte inn- og utbetalinger og ut fra det kan det settes opp en oversikt for hver måned over hvor mye penger dere forventer å ha i slutten av hver måned.

Regnskap

§ 18 Økonomiske regler: Alle lokallag samt fylkesstyrer som har egen økonomisk aktivitet skal føre regnskap.

Regnskapet er en oppstilling over inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld og gir ved årsslutt et årsresultat for drift av laget. LHL har en mal for standard kontoplan for lokallag og tilbyr alle lokallag tilgang til gratis bruk av regnskapsprogrammet AlphaReg. Husk at alle regnskapsbilag skal oppbevares i 5 år.

Kontroll av regnskapet (revisjon)

Alle regnskaper skal gjennomgås og kontrolleres av andre enn de som har ført regnskapet. (jmf. Vedtekter §18 Økonomiske regler).

De som tar kontrollen (revisjonen) skal være valgt av årsmøtet og skal ikke være medlemmer i styret, eller i nær relasjon til styremedlemmer. Se Vedtektenes §19 Habilitet og taushetsplikt.

Ettersyn

Lag som mottar tilskudd via FUNKIS kan få ettersyn. Ta derfor vare på alle kvitteringer på utgifter dere har hatt i forbindelse med kurs– og aktivitetsvirksomhet dere har fått tildelt tilskudd for.  

Slik bruker du FunkisKurs

Inntekter

Inntekter er alle innkommende midler. Medlemskontingenten er en av inntektene til laget der 40 % av betalt kontingent tilfaller lokallaget.

Momskompensasjon

LHL søker om momskompensasjon på vegne av alle lag som er registrert som mottaker av Grasrotandelen (som for øvrig også er en inntektskilde for laget). Dette forutsetter at laget sender inn signert årsberetning, signert protokoll fra årsmøtet, melding om valg og årsmøtegodkjent årsregnskap til LHL innen 1. april.

Gode ideer for å innhente flere midler:

Deltakeravgift

Det er vanlig praksis å be om deltakeravgift på kurs, seminarer og aktiviteter. Dette står arrangøren helt fritt til å gjøre men det er noen ting som er viktig å huske på når en velger dette:

  • En skal ikke ende med profitt, en deltakeravgift skal kun dekke deler eller hele utgiftsposten.
  • Som medlem av LHL betales allerede kontingent og lokale aktiviteter er en medlemsfordel.
  • Det anbefales at det er ikke-medlemmer som betaler en deltakeravgift. Eventuelt skal deltakeravgiften for ikke-medlemmer være høyere enn for medlemmer.
  • Aktiviteter i LHL skal oppleves som lavterskel.

Tilskuddsordninger

Som en frivillig organisasjon finnes det ulike støtteordninger som gir midler til forskjellige tiltak. Disse støtteordningene kan ha forskjellige krav til søknad og rapporteringer, så det er viktig å sette seg godt inn i hva som kreves. Ta kontakt med administrasjonen i LHL om dere ønsker veiledning.

FUNKIS

Som medlem av Studieforbundet FUNKIS, har alle LHLs kursarrangører krav på økonomisk tilskudd. Her vil laget eller utvalget kunne få dekket deler eller hele utgiftsposten tilknyttet kurset. Så fremt kurset er godkjent for å motta tilskudd oppfordres alle lag og utvalg til å søke, da en økning av antall kurstimer er med å gjøre tildelingen større for hvert år.

Slik bruker du FunkisKurs

Tilskuddsordningene er i stadig endring da dette er midler som Stortinget tildeler hvert år i tilknytning til voksenopplæringen. Det er studielederen i styret og laget som skal ha størst kunnskap om denne ordningen, mens det er administrasjonen som har i oppgave å holde studieleder, lag og utvalg oppdaterte gjennom informasjon, kurs og samlinger. FUNKIS kan også kontaktes dersom du lurer på noe.

Stiftelsen Dam

Stiftelsen Dam er frivillighetens egen stiftelse. Her kan det søkes om prosjektmidler til ulike tiltak og prosjekter på helseområdet og til medisinsk, helsefaglig og samfunnsvitenskapelig forskning. Dere kan søke om små, lokale aktiviteter ledet av ildsjeler, til større forskningsprosjekter. Alt som kan knyttes opp mot astma og allergi, hjerte- og lungesykdom samt hjerneslag, -helsebringende aktiviteter- kan søkes om. Alle søknader fra LHL sendes inn via .

Legathåndboken.no

Legathåndboken gir en oppdatert oversikt over stipend og legater til utdanning, videreutvikling, kultur, idrett og forskning, samt til sosial hjelp. Her finner du informasjon om hvor mye det kan søkes om, søknadsfrister, begrensninger og forutsetninger for å kunne søke, osv.

Kostnader vs. utgifter

Kostnad er forbruk av ressurser målt i penger. En kostnad er ikke det samme som en utgift eller en utbetaling.

Et eksempel kan forklare forskjellen:
En bil fylles med bensin for kr 500,-. I det fyllingen av tanken avsluttes har du pådradd deg en utgift, det vil si en betalingsforpliktelse. Når du betaler for bensinen, foretas en betaling på kr 500,-. Hvis du kjører en tur med bilen og bruker tre liter bensin som koster kr 15,62 pr. liter, da er kostnaden for kjøreturen kr 46,86 kr (3 * 15,62).

Lokaler

Mange lag leier møtelokaler til medlems- og styremøter. Undersøk gjerne med kommunen, frivillighetssentralen og andre om noen kan stille lokaler til disposisjon gratis for frivillige ideelle organisasjoner. Kommunen plikter å stille lokaler gratis til disposisjon for laget til bruk i forbindelse med voksenopplæring registrert hos Funkis.

Reiseutgifter

Lagets årsmøte kan beslutte at laget skal dekke reiseutgifter for utvalgte tillitsvalgte og frivillige som må stille på møter og aktiviteter i kraft av sitt verv eller for å utføre en frivillig oppgave.

Honorar

Tilsvarende kan årsmøtet i laget beslutte at utvalgte tillitsvalgte eller frivillige skal motta et lite honorar for den frivillige innsatsen de utfører.

Utgifter tilknyttet kurs- og aktivitetsvirksomhet

Lokaler, utstyr, ekstra kostnader tilknyttet tilrettelegging av kurs søkes om via FUNKIS. Hold deg oppdatert via nettsidene eller kontakt .

Irene Skaret Sørensen

Irene Skaret Sørensen

Organisasjonsrådgiver / Likepersonsansvarlig
91 70 55 56

Kan bistå med likepersonstilbud og opplæring av likepersoner.