Hopp direkte til innhold

Del 2: Organisasjon

Organisasjonshåndbok for tillitsvalgte, frivillige og ansatte i LHL

Roller

Er det forskjell på å være medlem, frivillig eller tillitsvalgt? Hva og ikke minst hvem er målgruppen? Ofte bruker man disse ordene om hverandre, noe som ikke er så rart siden de fleste av oss nok vil kjenne oss igjen i flere av disse rollene. Men det er viktig å vite hvilken hatt en skal ha på seg i ulike situasjoner.

Medlemmer

Medlemmer i LHL er alle som støtter LHL økonomisk. Men det er kun hoved- og husstandsmedlemmer som har fulle demokratiske rettigheter i LHL. (ref. Vedtekter § 5 - Medlemskap).

Målgruppe

Ofte omtales medlemmer og målgruppe om hverandre, men det vil være lurt å kunne skille mellom disse. Blant annet bør en gjøre dette når et lokallag skal starte en ny aktivitet. Skal det være et medlemstilbud eller skal være en aktivitet som svarer på formålet til LHL? Det sistnevnte er hovedoppgaven til LHL: å være en interesseorganisasjon for mennesker med hjerte-, kar- og lungesykdom, hjerneslag, allergi, afasi og deres pårørende. (Vedtektenes § 2 - Formål). Teksten som uthevet definerer hvem som er LHLs målgruppe.

Frivillige

I rollen som frivillig bidrar du med din kunnskap, erfaring og ikke minst tid til å sikre LHL gode aktiviteter for sine medlemmer og målgruppe.

Likepersoner

I LHL vil de aller fleste frivillige gå under kategorien likepersoner.

Å være likeperson er en frivillig rolle, men den hensikt å benytte egenbasert erfaring som deltakeren i aktiviteten kan kjenne seg igjen i.

Tillitsvalgte

I rollen som tillitsvalgt i LHL er du valgt inn på et årsmøte av andre medlemmer i LHL. Du er valgt for å:

  • representere medlemmer og lokallag
  • legge til rette for gode aktiviteter
  • legge til rette og bidra i beslutningsprosesser som påvirker LHLs medlemmer og målgruppe
  • løse de arbeidsoppgavene som medfølger vervet iht. vedtektene

Todelt rolle

Som tillitsvalgt er du både en leder og representant. Du er valgt for å lede utviklingene av aktivitetene til LHL og du er gitt tillit til å representere medlemmer og målgruppen til LHL.

Hvem bestemmer hva?
De aller fleste organisasjoner har en oppbygning av ulike styrende organer. Denne oppbygningen kalles ofte en tillitsvalgtslinje. Parallellt med denne linjen går det som oftest en administrasjonslinje som har i oppgave å støtte og veilede, samt følge tillitsvalgtslinjens beslutninger.

Tillitsvalgtslinje
Tillitsvalgtslinjen består av en lokallagsstyrene og fylkesstyrene. Disse er de øverste organene på deres nivå. De har ansvar for å følge opp aktiviteter og de styrer underlagt dem selv. Alle har noen som de selv rapporterer til.

Lokallag

Grasroten eller grunnorganisasjonen er alle medlemmene i LHL. Disse samles i lokallag. Vi har rundt 240 lokallag i LHL. Lokallagenes oppgave er å være en møteplass der LHLs medlemmer og frivillige samles for å bidra til et godt lokalsamfunn for målgruppen vår. Lokallaget velger et lokallagstyre som skal sikre at denne oppgaven blir løst på best mulig måte. Styret velges av og blant medlemmene tilknyttet lokallaget. Lokallagstyret fungerer også som et bindeledd mellom medlemmene og resten av organisasjonen. I lokallaget finner du: målgruppen (deltakere i aktivitet), frivillige og likepersoner, tillitsvalgte (lokallagstyret).
Hvert år sender lokallaget delegater til Landsmøtet.

Landsmøtet

Landsmøtet er LHLs høyeste myndighet og holdes hvert år. Landsmøtets oppgave er å godkjenne organisasjonens årsregnskap og årsberetning, behandle LHLs politiske program og strategi og foreta valg.

Valgene som tas påvirker dermed retningen til hele organisasjonen de neste årene. Sentralstyret velges ved rullerende valg av halvparten av de faste medlemmene og varamedlemmene.

Sentralstyret

Sentralstyrets oppgave er å iverksette landsmøtets beslutninger. Dette gjøres ved å sikre gode vedtak på saker tilknyttet den daglige driften av organisasjonen.

Fylkesstyret

For å sikre samarbeid i hele grunnorganisasjonen skal det velges fylkesstyre. Dette skal tilrettelegge for deling av kompetanse innenfor fagområdene og aktivitetene til LHL. Et fylkesstyre velges blant lokallagene i et fylke (eller flere fylker der det er besluttet at flere samarbeider). Fylkesstyret fungerer som et bindeledd mellom lokallagene og mot resten av organisasjonen. Fylkesstyret har som oppgave å støtte lokallagstyrene i deres arbeid lokalt gjennom å bistå i arrangering av kurs og andre samlinger på tvers av lokallagene. Fylkesstyret rapporterer til sentralstyret.

Administrasjonslinje

LHL har i tillegg til ansatte på sykehus og klinikker, en administrasjon som skal støtte både medlemsorganisasjonen og tjenestetilbudet.
Administrasjonen ledes av en Generalsekretær og har ansvarsområder som omfatter:

  • all virksomhet i LHLs eie
  • innstilling til sentralstyret i alle saker
  • utvikling av LHLs virksomhet
  • utvikling av kultur og kompetanse i LHLs organisasjon, virksomheter og administrasjon
  • ansettelse av medarbeidere i administrasjonen
  • forvalte LHLs arbeidsgiverpolitikk og sikre medbestemmelsesrett for ansatte
    jmf. Vedtekter §17 Generalsekretæren og administrasjonen.

Støtte til tillitsvalgte

I administrasjonen finner man ansatte som har som arbeidsoppgave å støtte og rådgi tillitsvalgte i alle ledd og i de fleste fagområdene.

Fylkeskontakten

Alle fylkesstyrer har sin egen kontaktperson inn til administrasjonen som skal være behjelpelig i fylkesstyrets oppgaver. Fylkeskontakten er fylkeskontakt for et til tre fylker i tillegg til andre ansvarsområder i sin stillingsbeskrivelse. Det er viktig at fylkesstyret sammen med fylkeskontakten gjennomfører en behov- og forventningsavklaring for å arbeide best mulig sammen gjennom året.

Styringsdokumenter

LHLs styringsdokumenter består av vedtekter (felles for alle organisasjonsledd), strategiplanen for inneværende landsmøteperiode og interessepolitisk program. I tillegg gjelder våre etiske retningslinjer, med tilhørende vedlegg.

Vedtekter

Vedtektene inneholder blant annet organisasjonens formålsparagraf, beslutningsregler og bestemmelser om medlemskap og ulike organisasjonsledd.

Vedtekter

Vedtektene inneholder blant annet organisasjonens formålsparagraf, beslutningsregler og bestemmelser om medlemskap og ulike organisasjonsledd.

Strategi

Strategidokumentet inneholder blant annet LHLs verdier, strategisk retning og posisjon, og LHLS målsettinger for perioden 2021-2024.

Strategi

Strategidokumentet inneholder blant annet LHLs verdier, strategisk retning og posisjon, og LHLS målsettinger for perioden 2021-2024.

Fra nasjonal strategi til lokalt tiltak

For å sikre at strategien består som et levende dokument hele strategiperioden, er det viktig at det både på lokalt – og fylkesnivå settes tiltak på utvalgte strategimål. Det vil si at styret velger ut enkelte strategimål de ønsker å bidra til å nå, for deretter tilpasse egne tiltak i en handlingsplan. På den måten kan en se hvordan aktivitetene som gjøres lokalt er med på nå de felles målene en satt på Landsmøtet.

Interessepolitisk program

LHLs interessepolitiske program gir svar på hva LHL mener. Programmet vedtas av landsmøtet og er styrende for all politisk virksomhet i organisasjonen. Helt siden stiftelsen i 1943 har politikk vært et hovedområde i organisasjonens virksomhet. I 1980 fikk LHL sitt første Sosialpolitiske program. I 1999 endret det navn til LHLs samfunnspolitiske program, og i 2011 til Interessepolitisk program.

Interessepolitisk program

LHLs interessepolitiske program gir svar på hva LHL mener. Programmet vedtas av landsmøtet, og er styrende for all politisk virksomhet i organisasjonen.

Etiske retningslinjer

Våre etiske retningslinjer gjelder for hele LHL, sentrale tillitsvalgte og for andre som opptrer på vegne av LHL. 

God organisasjonspraksis

God organisasjonspraksis svarer på det som ikke står skrevet ned og viser til hva som «er vanlig å gjøre» og det er her administrasjonen og tillitsvalgtstøtten kan komme til nytte. Ta kontakt med administrasjonen når dere ikke finner «svaret» i verken vedtekter eller etiske retningslinjer. Ofte så har spørsmålet dukket opp tidligere og det er sendt ut et rundskriv når det er sett at spørsmålet har dukket opp gjentatte ganger.

Lokallag- og fylkesstyre

LHL skal være et godt samlingssted for alle, enten de trenger noen å snakke med, har ønske om sosialt fellesskap, ønsker å delta på kurs- og likepersonstiltak, brenner for hjertesyke, lungesyke, hjerneslag eller astma og allergi, eller at de trenger råd og informasjon. Både lokallag og fylkesstyrer sørger for det utstrakte arbeidet til LHL. Både lokallag og fylke velger et styre ved sine årsmøter hvert år.

Styret består av det antall medlemmer som organisasjonen bestemmer. Disse er da høyeste myndighet mellom årsmøtene i det geografiske avgrensede området. Styrer med mange medlemmer har ofte et eller flere arbeidsutvalg med ansvar innen et valgt felt.

Styret skal:

  • iverksette årsmøtets bestemmelser
  • oppnevne etter behov komiteer/ utvalg/ personer for spesielle oppgaver
  • administrere og føre nødvendig kontroll med organisasjonens økonomi
  • representere organisasjonen utad.

Det første de nyvalgte må gjøre er:

  1. å gi de nødvendige meldinger etter årsmøtet
  2. få oversikt over organisasjonsapparatet og planlegge arbeidet fremover
  3. gi melding om valgene, årsberetning, (evt også regnskap) og årsmøteprotokoll som skal lastes opp på Min side på lhl.no så snart som mulig.
  4. sørge for at valg av representanter/ tillitsvalgte er i samsvar med vedtekter og vedtak.

Styremøte

Styret møtes jevnlig for å diskutere og behandle saker og snakke om lagets virksomhet. Hvor og hvor ofte styret møtes varierer og er opp til gruppen selv. Det bør settes opp en møteplan for året det første møtet etter årsmøtet. Om dere har et årshjul (hvis ikke, lag et) kan det være lurt å benytte dette når en setter opp møteplanen. Det kan gi en pekepinn på når og hvor ofte en bør møtes og ikke minst hvilke saker som vil bli behandlet. På det første møtet konstitueres styret - det vil si at en fastsetter organisering og fordeling av oppgaver.

Møteledelse

Møtelederens oppgave er å sørge for at møtet blir gjennomført effektiv og slik alle får komme til orde med sine synspunkter. Ofte er lederen av styret møtelederen, men oppgaven kan gjerne gå på rundgang. Det er viktig med en møtekultur der det er greit å være uenig, men at alle er lojale når et vedtak først er fattet.

Hastesaker

Av og til kan det komme opp hastesaker som ikke kan vente til neste møte for behandling. Da kan leder bruke e-post eller telefon for å informere de øvre medlemmene om saken, høre deres meninger og eventuelt bestemme hva som må gjøres. Det anbefales at en skriver et referat som sendes via e-post til alle medlemmene slik at en har diskusjonen og evt. vedtak dokumentert.

Innkalling til møte

Leder og den som innehar sekretærfunksjonen (sekretæren) samarbeider om forberedelsene til møtet. Dato, sted og tidspunkt for neste møte skal stå i siste protokoll. Sekretæren sjekker årshjulet/ handlingsplanen og siste protokoll på forhånd og plukker ut saker som må behandles eller følges opp. I innkallingen skal styremedlemmene oppfordres til å melde inn saker. Styreleder og sekretæren samarbeider om innkallingen og setter opp forslag til saksliste.

Sakslisten

Sakslisten inneholder alle saker som er meldt inn/ ønskes behandlet i nummerert rekkefølge. Saksframlegget (i hver sak) redegjør kort for bakgrunnen og innholdet i saken. Sakslisten inneholder en post ”Eventuelt”, der saker som ikke står på dagsorden, kan meldes inn. Det settes opp ”Forslag til vedtak” i alle saker der leder/sekretær ser et mulig/ egnet forslag.
Sakslisten danner grunnlag for behandlingen av sakene i møtet.

Habilitet

At en person er inhabil (eller ”ugild”) i rettslig forstand betyr at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet i en bestemt sak. Er man inhabil, skal man ikke delta i behandlingen og avgjørelsen i den konkrete saken. At man er habil, betyr at man ikke er i en slik posisjon.

En person i et organisasjonsledd er inhabil til å tilrettelegge for og treffe avgjørelser når vedkommende er:

  • part i saken
  • i slekt eller svogerskap – i opp- eller nedstigende linje eller
  • i sidelinje så nær som søsken – med en part i saken
  • forlovet, gift eller samboer med en part i saken
  • leder for, har ledende stilling i eller deltar i styret for en virksomhet som er part i saken

Det skal blant annet legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, ulempe eller tap for vedkommende eller noen som står vedkommende nær.
Enhver plikter selv å vurdere sin egen habilitet. Inhabilitetsspørsmålet
avgjøres av det aktuelle organisasjonsledd. Ved avgjørelsen skal det legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av noen part. Poenget med habilitetsreglene er, litt forenklet sagt, at den som har egeninteresse i utfallet av en sak, eller har nære personlige forbindelser med noen som har slike interesser, ikke bør behandle saken.

Les om habilitet på lovdata.no

Protokollen

Protokoll lages med grunnlag i innkallingen og sakslisten. Under hver sak skrives det med eventuelle momenter som kommer fram i møtet. Man refererer vedtaket som ble fattet på møtet, uten å referere diskusjonen og hvem som sa hva. Dissenser i eventuell avstemming skal også komme fram, f.eks: "Framlagt forslag ble vedtatt mot én stemme".
Dersom protokollen blir ferdig på møtet, kan denne refereres på slutten av møtet, voteres over og underskrives. Hvis den ikke blir ferdigstilt under møtet, gjøres den ferdig etter møtet, underskrives av leder og eventuell sekretær og sendes ut til styret for godkjenning.

Tips: God planlegging er halve arbeidet. Du finner mal for protokoll som både kan benyttes til årsmøte og møter på Tillitsvalgtsidene hos LHL. Kladd inn eller før direkte inn malen underveis i møtet.

Verv i styret

Vedtektene presiserer hvilke oppgaver de ulike organisasjonsleddene har og hvordan disse sammensettes. Den presiseringen legger vekt på hvordan sammensetningen skal være i LHL for sikre best mulig oppfølging av våre fagområder, som blant likeperson- og studieområdet.

Men det er også viktig å kjenne til hva som skal og kan forventes av deg som tillitsvalgt i en av disse rollene:

  • Leder
  • Nestleder
  • Kasserer
  • Styremedlem
  • Studieleder
  • Likepersonsansvarlig/-koordinator
  • Brukermedvirkningsansvarlig/-koordinator

Lederen

Lederen i foreningen viktigste tillitsverv. Organisasjonens slagkraft avhenger i stor grad av lederens egenskaper, forståelse og engasjement. Når man velger en leder bør man se etter:

  • samlende faktor
  • oversikt over alle saker
  • en god administrator som kan delegere.

Lederen har stort ansvar og mange roller og vervet kan være krevende og innebære mye ansvar. Lederen skal sørge for god kommunikasjon mellom organisasjonsleddene og omgivelsene og dette krever kunnskap om organisasjonen og laget/ fylket.

Lederens viktigste oppgave er å:

  • passe på at lokallaget jobber planmessig
  • sørge for at vedtekter og årsmøtevedtak blir fulgt
  • sørge for at lokallaget oppfyller sine forpliktelser
  • sørge for at alle skriv og henvendelser blir besvart
  • forberede saker som skal opp i styremøte og lagsmøter
  • sørge for at styret får arbeidsoppgaver og medvirke til at disse blir løst på en tilfredsstillende måte
  • ha kontakt med administrasjonen og evt andre foreninger
  • tenke framover å legge forholdene til rette for videre drift
  • lede styret- og lagsarbeid på en strukturert måte

Lokallagslederen innkaller og leder styremøtene, og som oftest lagsmøter og andre sammenkomster.

Lederen representerer foreningen utad.

 

En som delegerer

En god leder delegerer oppgaver til de andre i styret eller til spesielle arbeidsgrupper på en sånn måte at det gjør det meningsfylt å delta i styrearbeidet. Leder tar initiativ når det er nødvendig og hjelper og motiverer andre til å utføre gitte oppgaver. Beslutningsrollen er det som mest skiller ledervervet fra de øvrige styremedlemmene.

Organisatorisk ledelse

Lederen i lokallaget eller fylkesstyret er den fremste tillitsvalgte. Innehar du en slik forpliktelse overfor organisasjonen må du forholde deg til de spillereglene som gjelder og sørge for at de sakene LHL til enhver tid prioriterer, også blir prioritert lokalt. En leder må sette seg godt inn i LHLs vedtekter, strategier, samfunnspolitiske program og handlingsplaner.
Leder må forholde seg til det som kalles for ”god organisasjonsskikk” og kan med fordel ha erfaring fra andre organisasjoner, og det er opp til leder (og styret for øvrig) selv å søke råd og ta imot de opplæringstilbud som finnes.

Iverksette vedtak

Iverksettelse av vedtak fattet av årsmøtet eller lagsmøtet, er styrets ansvar i fellesskap, men særlig lederens. Lederen bør sørge for at årsmøteprotokollen og protokoll fra tidligere møter gjennomgås i møtene med tanke på å få satt beslutningene ut i livet.

Arbeidsplan

Sett for eksempel opp som en arbeidsplan som viser følgende kulepunkter:

  • mål
  • tiltak
  • ansvar
  • tidsfrist

Bruk denne planen godt, oppdater hvor langt dere er kommet underveis.
Sørg for at det, når vedtak fattes, i møteprotokollen formuleres hvem som har til oppgave å sette beslutningen ut i livet. Hvis det ikke er nedfelt i protokollen hvem som har fått oppgaven, vil det være lederen som sitter med ansvaret.

Aktiviteter

Styret som helhet, men spesielt lederen – har ansvaret for aktiviteter i lokallagets navn. Hvordan det rapporteres på aktiviteter bør avklares i forkant. For store aktiviteter bør det gis eget saksnummer i styremøter for god planlegging, gjennomføring og evaluering. Sørg for at aktiviteter gis tydelige rammer (mandat) og at retningslinjer og rammer for arbeidet er utviklet.

Et mangfoldig og sosialt fellesskap

En viktig lederoppgave er å legge til rette for et godt sosialt klima blant medlemmene og de som har tillitsverv i organisasjonen. Dersom LHL skal trekke til seg en bredde blant medlemmene må vi ha bredde på de ulike tilbudene til de forskjellige interesse- og aldersgruppene.

Konflikthåndtering

Leder må gripe inn når ting ikke fungerer. Det kan dreie seg om interne konflikter mellom personer, at oppgavene ikke får den nødvendige framdrift eller at ting utvikler seg i en retning lokallaget ikke kan være bekjent av.
Er det en fastlåst konflikt, bør leder påta seg en meglerrolle, eventuelt ber lokallag om hjelp fra fylkesstyret eller LHLs administrasjon.

Kulturbærer

Lederen har en viktig funksjon som kulturbærer – i betydningen organisasjonskultur, i organisasjonen. Det handler om hva som er viktig, hvordan beslutninger tas, hvem som har påvirkningskraft og hvilken form for samspill som er mest fremtredende innad i organisasjonen.

LHL har vedtatt en verdiplattform, som peker på noen viktige verdier alle bør bestrebe seg på å følge. LHL ønsker gjennom organisasjonens og den enkeltes holdninger og handlinger å være:

  • solidarisk og omsorgsfull
  • imøtekommende og romslig
  • stimulerende og kunnskapsfremmende
  • uredd og handlekraftig

Kulturen kommer til uttrykk gjennom medlemmenes første møte med organisasjonen. Er det en åpen kultur der de nye føler seg velkommen og inkludert? Kulturen har også avgjørende betydning for om det er lett å spørre og ta opp nye problemstillinger til behandling. En møteleder som henviser til formaliteter kan lett komme til å avvise de som er urutinert eller usikre. En som er opptatt av at alle stemmer skal bli hørt, kan derimot hjelpe vedkommende ved å si at dette er en viktig sak.

Representant for laget

Lederen i lokallaget eller fylkesstyret er den som i de fleste sammenhenger representerer laget eller fylket utad. Det kan dreie seg om å møte i LHLs landsmøte, regionmøter eller fylkesstyrets årsmøte. Andre representasjonsoppgaver kan være eksterne, som for eksempel møte med kommunen eller media. I sammenhenger hvor leder representerer lokallaget eller fylkesstyret utad, skal LHL presenteres som organisasjon. Det er viktig at leder har satt seg inn i LHLs mål og oppgaver, og hva eget lokallag/ fylkesstyre arbeider med, medlemsmasse og arbeidsprioriteringer.

Ledere av LHLs lokallag vil kunne få tillitsverv i andre organisasjoner der LHL er representert. Funksjonshemmedes fellesorganisasjon (FFO) og Studieforbundet Funkis er eksempler på dette. Husk at som tillitsvalgt i ulike foraer er det din oppgave å ivareta interessene for hele gruppen – ikke deg som person eller enkeltstående rolle.

Kontaktskapende virksomhet

Det er klokt å bruke de mulighetene lederen har til å spille på andres ressurser. Ikke bare for at leder skal få mindre å gjøre, men også for at arbeidet i lokallaget skal bli beriket gjennom flere ideer og nye arbeidsmetoder. Husk også denne måten å skape kontakt på tvers av organisasjonsgrensene, instanser utenfor lokallaget, (FFO-fellesskapet) eller deltakelse i arbeidsgrupper eller prosjekter.

Nestleder

Hvis leder er fraværende i et møte eller i en periode, må nestlederen være klar til å ta over. Skal leder være trygg på at organisasjonen til en hver tid er tilstrekkelig i beredskap, må nestleder være involvert og informert. Nestleder skal fungere som leder dersom leder har forfall. Nestleder kan ha bestemte ansvarsområder og skal alltid ha så mye oversikt og kunnskap om arbeidet for å kunne overta som leder dersom det blir aktuelt.

Kasserer

Uten en god økonomi kan ingen organisasjon fungere. Regnskapsføring inngår som en del av økonomistyringen, og det er vanlig at det er én person som tar seg av dette i styret.
Det er ikke nødvendig at kassereren har spesiell utdannelse i regnskap men påpasselighet og orden er en viktig egenskap. Kassereren skal kunne orientere styret til en hver tid om lagets økonomistatus og skal også holde kontakt med de valgte revisorer.

Krav til regnskap og økonomistyring i frivillig sektor er skjerpet inn de siste årene og det er styret i felleskap som har ansvaret for økonomistyringen. I det daglige arbeidet har styret hjelp av kasserer og eventuelt en revisor. Det er imidlertid ikke et krav at laget skal ha en registrert revisor – det er opp til laget selv å bestemme om det er behov for dette. Det settes imidlertid krav til at årsregnskapet blir revidert, og årsmøtet skal velge to personer til å gjøre dette (dersom registrert revisor ikke benyttes).

Kasserer (og styret for øvrig) bør sette seg inn i krav til budsjettering og rapportering, og mulighetene for å søke midler i og utenfor LHL. Ved å utnytte ressursene i laget vil dere få mange og gode aktiviteter og tilbud til medlemmene.

LHL har avtale med AlphaReg. Det er gratis for lokallagene i LHL å føre regnskapet der. Les mer: AlphaReg regnskapsprogram

Sekretær

Sekretæren har ansvar for å skrive protokoller fra møter og medlemsmøter. I samråd med leder står sekretæren for korrespondanse og utarbeidelse av rapporter og årsberetning. Sekretæren har særskilt ansvar for å ta vare på det skiftelige arbeidet i styret. Alle lokallag skal sende inn årsmøtepapirer til LHL. De lastes enklest opp via "Min side". Sekretæren skal, i samarbeid med leder, ta seg av den skriftlige delen av lagsarbeidet:

  • innkalle til møter
  • delta i møteforberedelser
  • tilrettelegge saker til møter, lagsmøter og årsmøter

Godt forarbeid er halvt gjennomført!

  • føre referat/protokoll fra møtene
  • i samarbeid med leder svare på brev og henvendelser
  • følge opp vedtak som fattes i foreningen
  • utarbeide forslag til årsberetninger, rapporter mv
  • arkivere

Føring av referat/protokoll er sekretærens hovedoppgave. Det kan være nyttig å skrive et notat i tillegg som understøtter den aktuelle saken. Her kan det noteres forskjellige meninger og argumenter som ikke føres i protokollen. Opplysningene kan brukes i forbindelse med oppfølging av saken.

Styremedlemmer

Styremedlem er det medlem av styret som ikke er valgt til noen bestemt funksjon og kan ofte mangle konkrete arbeidsoppgaver. Dette kan være lite inspirerende, særlig for den som har lyst til å gjøre en jobb i laget. Ansvar for f.eks kampanjearbeid kan med fordel tildeles styremedlemmene.

Studieleder

Studielederen har ansvaret for planlegging og gjennomføring av lagets kursaktiviteter. Til dette kreves det god kunnskap om regelverket og de økonomiske finansieringsordningene som regulerer dette arbeidet. Vedkommende bør kunne bruke det elektroniske kursregistrerings-verktøyet til Funkis og vil få opplæring i dette.

Les mer om Slik bruker du FunkisKurs

Oppgaver

Andre egenskaper som kjennetegner en god studieleder er: 

  • evne til å motivere, engasjere og inspirere medlemmene til å delta på kurs
  • lage nye, spennende kurs for flere ulike målgrupper
  • ha orden og oversikt
  • lyst og evne til å samarbeide med andre

Egenskaper/ kompetanse/ opplæring

Lokale studieledere vil få opplæring av fylkesstudielederen mens fylkesstudielederne vil få opplæring og oppfølging fra LHLs organisasjonsavdeling.

Likepersonsansvarlig/ likepersonskoordinator

Likepersonsaktivitetene er viktige for LHL som organisasjon, men først og fremst for menneskene som kjenner seg igjen i vårt formål. Den som skal samordne dette arbeidet lokalt og på fylkesnivå må ha god kjennskap til hva likepersonsarbeid er og hva som kreves av en likeperson.

Oppgaver

Lokalt skal likepersonsansvarlige ta initiativ til å opprette og følge opp likepersonsgrupper, identifisere nye likepersoner og sørge for at disse får nødvendig opplæring blant annet ved å delta på sentrale kurs for likepersoner.

Egenskaper/ kompetanse/ opplæring

  • evne til å motivere, engasjere og inspirere medlemmene til å delta på likepersonsaktiviteter
  • lage nye, spennende tilbud for mange ulike målgrupper
  • ha orden og oversikt
  • lyst og evne til å samarbeide med andre

Brukermedvirkningsansvarlig /koordinator

Rekruttering av brukerrepresentanter, styrking og deling av kompetanse innen brukermedvirkningsfeltet er oppgaver som ligger hos lokallag og fylkesstyrer ref. § 9 og 11 i vedtektene. Det anbefales derfor at styret har ansvar for brukermedvirkningsfeltet i lokallaget og fylket.

Oppgaver

En brukerrepresentant er en person som har påtatt seg å være talsperson på vegne av felleskapet, og representanten er valgt og oppnevnt av andre. Å være brukerrepresentant er et tillitsverv, og har tre viktige oppgaver:

  • kjenne brukergruppen
  • fremføre gruppens saker
  • gi tilbakemelding til dem man representerer.

Egenskaper/ kompetanse/ opplæring

Det forutsettes ofte at organisasjonene raskt finner fram til kandidater blant tillitsvalgte eller andre som har nødvendig kompetanse. De foreslåtte representantene kan ha erfaring fra lignende oppdrag, de kan ha egen brukererfaring som bruker eller pårørende , og/ eller erfaring fra arbeid eller utdanning som anses relevant.

Årsmøte

Demokrati (av gresk, demos, folk og kratos, makt). I en organisasjon hersker demokratiet og på årsmøtet får man sett demokratiet i praksis. På årsmøtet får medlemmene brukt sin stemmerett, og styret må svare. Her velges nytt styre, og organisasjonen blir enig om hvordan de skal jobbe det neste året.

Lokallagsårsmøte og fylkesårsmøte.

Det arrangeres årsmøte årlig på både lokallags- og fylkesnivå. Vedtektenes § 9 Lokallag og § 11 Fylkesstyret, viser til at lokallaget arrangerer sitt årsmøte innen utgangen av februar og fylkesstyret arrangerer sitt innen utgangen av mars hvert år.

Ved at budsjett og eventuelt en aktivitetsplan vedtas på lokalt plan i løpet av januar, gir dette føringer på hva fylkesstyret bør prioritere i sitt budsjett og eventuell handlingsplan som skal opp til diskusjon og votering på fylkesårsmøte.

Om flere lokallag setter opp økt aktivitet på satsningsområdet astma og allergi eller hjerneslag bør fylkesstyrets handlingsplan speile dette.

Det er viktig at både fylkesstyret er orientert om hva som er prioriteringene lokalt, men det er også lokallagenes oppgave å sikre at fylkesstyret følger opp.

Faglig innhold

Årsmøte arrangeres ofte som en del av større samling, med andre faglige innslag. Det kan da være lurt å at de faglige innslagene gjenspeiler noe av sakene som skal opp til diskusjon, men ikke nødvendig.

Forberedelser

Uavhengig om du er et medlem som skal delta på lokallagets årsmøte, eller representerer et lokallag som skal delta på fylkesutvalgets årsmøte eller landsmøte, er det viktig å møte opp forberedte.

Hva sier vedtektene?

Det er viktig at dere gjør dere kjent med hva vedtektene sier om årsmøte og hvilke frister en har å forholde seg til. Dette gjelder både for arrangør og deltaker.

Sakspapirene

I tillegg til de faste saker som tas opp på årsmøtet, kan alle medlemmer sende inn forslag til saker de ønsker at årsmøtet skal behandle. Disse må sendes inn skriftlig innen en gitt tidsfrist. Styret skal ta stilling til forslag som kommer inn, og nødvendige sakspapirer til forslag som skal opp på årsmøtet, skal sendes ut til alle medlemmene sammen med de andre sakspapirene.

Møtets gang i fem faser

Et årsmøte kan deles opp fem faser.

1: Konstituering

Første fase er konstitueringen, da bestemmer man hvem som skal lede møtet og man vedtar forretningsorden. Forretningsorden er det samme som møteregler.

2: Presentasjon

Andre fase er presentasjon av sakene:

  • Årsberetning og årsregnskap
    Dette er en rapport på de aktivitetene som har blitt gjennomført i løpet av året. I tillegg skal medlemmene få en totaloversikt over økonomien.
  • Innsendte saker
    Alle medlemmer/ lag har mulighet å fremme egne forslag som skal behandles av årsmøtet. Det anbefales å begynne med innsendte saker, da disse ofte kan ha en påvirkning på sak om handlingsplan/ aktivitetsplan.
  • Handlingsplan/ aktivitetsplan
    Styret fremmer sitt forslag til mål og tiltak for det kommende året. Det anbefales å bruke god tid på dette, da dette sier noe om hva en skal bruke ressurser på i tiden fremover.

3: Forhandlingene

Den tredje fasen er forhandlinger, da skal en diskutere alle sakene og fremmer evt. endringer. Forhandlingene kan både foregå organisert og uorganisert. Ofte i mindre ledd av organisasjonen foregår forhandlinger uorganisert utenfor møtetid. Det anbefales å sette av noe tid til voteringsfasen slik at en har rom til å diskutere sakene.

For å sikre gode diskusjoner og at alle får mulighet til å fremme forslagc, kan det være lurt å gjennomføre forhandlingene på andre på måter enn kun gjennom plenumsdebatt.

Delegasjonsmøte:

Delegasjonsmøte er et møte hvor deler av medlemmene møtes for å diskutere hva de mener om de aktuelle sakene. Målet er å komme til enighet og fremme eventuelle endringer. Medlemmene har til felles at de enten kommer fra samme fylke eller lokallag - er engasjert i en spesiell aktivitet, interessegruppe etc. I årsmøteprogrammet kan det være satt av tid til flere delegasjonsmøter. I delegasjonsmøtene bør dere bli enige om hvem som skal fremme delegasjonens forslag i plenumsdebatten. Det kan også være lurt å arrangere delegasjonsmøte i forkant av årsmøte.

Påvirkningstorg:

På et påvirkningstorg beveger årsmøtedeltakerne seg fritt mellom ulike poster. Hver post representerer en av sakene som skal opp. På posten diskuteres og fremmes det forslag til endringer. Det bør være årsmøtedeltakere som noterer ned endringsforslagene og dette bør være en som kjenner til saken. Det som fremkommer på dette påvirkningstorget bør legges fram for møtet, enten ved saksfremlegger eller en representant fra styret. 

Plenumsdebatt:

Uavhengig om man gjennomfører påvirkningstorg eller delegasjonsmøte, bør en avslutte med å gi rom for plenumsdebatt i forkant av voteringen. I plenumsdebatten kan deltakere med talerett fremme sine forslag i plenum.

4: Votering

Den fjerde fasen er votering, da stemmer man over evt. forslag til endringer og vedtar sakene.

5: Valg

Årsmøtet avsluttes i femte fase med valg av et nytt styre.


Viktige oppgaver etter årsmøte og valg

Innsending av årsmøtedokumenter

For at administrasjonen skal kunne søke momskompensasjon for lagene og søke om organisasjonsstøtte hos Bufdir (Barn-, ungdoms - og familiedrektoratet) må lokallagene sende inn årsmøtedokumenter snarest mulig etter årsmøtet og innen 1.april:

  • godkjent og signert årsberetning
  • godkjent og signert regnskap
  • godkjent og signert protokoll fra årsmøtet
  • melding om valg

Momskompensasjonen blir normalt utbetalt i desember. Les mer om momskompensasjon i kap. 4 Økonomi.

Momskompensasjon

Slik sender du inn

Min side kan tillitsvalgte i lokallaget laste opp årsmøtedokumentene under fanen Mine dokumenter. 

Endring av styreverv

Lokallagets it-ansvarlig eller andre med tilgang til "Mitt lokallag" på "Min side" bør
snarest mulig etter årsmøtet logge inn for å oppdatere lokallagstyret. Les brukerveileder som du finner på innloggingssidene til Min side.

Andre tilganger

Om det skulle være utskiftninger av styremedlemmer bør en ha en gjennomgang av hvilke andre tilganger enn "Min side" de nye tillitsvalgte skal ha. I tillegg bør en sjekke hvilke tilganger tidligere tillitsvalgte har hatt.

E-post

Alle i styret bør ha tilgang til lokallagets/ fylkesstyrets e-post. Ønsker dere å endre/ få tilsendt passord skal administrasjonen kontaktes. 

Bank

Hvem i styret skal ha tilgang til laget og evt. fylkets konto? Kontakt banken for endre dette. Husk at banken ønsker kopi av protokollen fra årsmøtet som bekrefter de nye styremedlemmene.

Valgkomité

Valgkomiteen har en viktig rolle. De skal finne riktige kandidater til det nye styret i lokallaget eller fylket. Et hjelpemiddel som kan komme godt med planleggingen av det kommende året for valgkomiteen kan være et årshjul:

  • valgkomiteens første møte
  • hvilke frister har vi
  • antall møter
  • tid og sted for møtene
  • bli kjent med vedtektene rundt valg
  • hvilke erfaringer har forrige valgkomité

Møte med styret/ utvalget

Fra det sittende styret i lokallaget eller fylket kan dere få informasjon om:

  • hvem er på valg
  • hvilken kompetanse forsvinner med de som evt. slutter og hvilken kompetanse har man savnet
  • hvilke planer er lagt for laget/ fylket i tiden fremover
  • valgkultur – hvordan gjør vi det hos oss
  • medlemslister

Finne kandidater

Dere skal sette sammen et forslag til morgendagens styre. Lag en plan for rekrutteringsarbeidet, fordel oppgaver og sett frister.

Har dere noen i laget/ fylket som har den kompetansen dere søker?

  • Gjør arbeidet i valgkomiteen synlig!
  • Delta på lagsmøter og andre samlinger. Snakk med mulige kandidater.
  • Annonsér i lokalavis og/ eller sosiale medier.
  • Bruk jungeltelegrafen.
  • Se også utenfor organisasjonen.

Ofte kan det være lurt å se utenfor lokallaget eller fylkesstyrets medlemmer. Fokuser først og fremst på kompetansen det er behov for. Kanskje det er en lokal næringslivsleder, politiker eller noen fra lokalidretten som besitter den kompetansen dere trenger? Vedkommende kan melde seg inn i LHL først etter at kandidaten er stemt frem.

Intervju

Dere trenger informasjon om kandidatene, og dere skal også fortelle om hva det vil si å være tillitsvalgt i LHL. Del arbeidsbeskrivelse på vervene som er på valg. Dere skal finne ut om vervet er det rette for kandidaten og ikke minst; er kandidaten den rette for LHL?

Innstilling til årsmøte og valg

På årsmøtet skal valgkomiteen legge frem sin innstilling. Skriftlige presentasjon med en CV og annen relevant informasjon kan gi deltakerne på årsmøtet et godt bilde av kandidaten.
Valgkomiteen bør bistå møtelederen i valgprosessen på årsmøtet.

Neste års valgkomite

Tilby dere å delta på det første møtet til den nye valgkomiteen for å dele erfaringer.

Hedersmerker i LHL

Det er ikke uvanlig at en ønsker å gi en påskjønnelse til tillitsvalgte og frivillige for lang og tro tjeneste og/ eller for ekstraordinær innsats.

Diplom for lang og tro tjeneste

Det er utarbeidet et diplom som kan benyttes av lag som ønsker å gi en påskjønnelse til tillitsvalgte eller tidligere tillitsvalgte for lang og tro tjeneste. Bestilling av diplom gjøres til administrasjonen i LHL via e-post:

Æresmedlemmer

Æresmedlemskap tildeles personer som har utmerket seg i arbeidet for LHL og dets medlemmer. Vedtak fattes i lokallagets styre. Utnevnelsen består av diplom samt at lokallaget dekker æresmedlemmets medlemskontingent på livstid.

Hedersmerke i gull

Kan gis til personer som har gjort en ekstraordinær innsats internasjonalt eller nasjonalt i arbeidet for hjerte- og lungesyke.

Sentralstyrets arbeidsutvalg (AU) innstiller overfor sentralstyret som fatter vedtak i saken og det er

  • LHLs lokallag etter vedtak i styret
  • LHLs fylkesstyre etter vedtak i styret
  • Sentralstyrets medlemmer

- som fremme forslag til kandidater. 
Utnevnelsen foregår på landsmøtet og består av medalje i gullforgylt sølv, samt jakkemerke og diplom.

Hedersmerke i sølv

Kan gis til personer som har utmerket seg i arbeidet for hjerte- og lungesyke lokalt, regionalt eller nasjonalt. Følgende kan fremme forslag til kandidater til sentralstyrets arbeidsutvalg:

  • LHLs lokallag etter styrevedtak
  • LHLs fylkesstyre etter styrevedtak

Sentralstyrets arbeidsutvalg fatter vedtak i saken og orienterer sentralstyret om beslutning. Utnevnelsen består av jakkemerke og diplom.

Hvordan bestille diplom eller fremme forslag

Både bestilling av diplom og fremme forslag til hedersmerke gjøres ved en henvendelse til LHL administrasjon via e-post:

Husk fullt navn og fødselsdato på vedkommende dere ønsker å gi en påskjønnelse.

Irene Skaret Sørensen

Irene Skaret Sørensen

Organisasjonsrådgiver / Likepersonsansvarlig
91 70 55 56

Kan bistå med likepersonstilbud og opplæring av likepersoner.